«¿Cómo aumentar la productividad en la organización, en el trabajo y en la rutina?» es una de las búsquedas más frecuentes en Google. En las empresas de cualquier tamaño, la productividad tiende a aumentar cuando los procesos se vuelven más eficientes, predecibles y medibles. Esto se debe a que las tareas manuales, los reprocesos y las aprobaciones sin trazabilidad ya no consumen tiempo.
En la práctica, la productividad se ve afectada cuando las actividades operativas repetitivas ocupan horas de trabajo en equipo. La facturación, las aprobaciones financieras, los controles internos y las reglas empresariales complejas se siguen ejecutando manualmente en muchas empresas, lo que aumenta los costos operativos y reduce la escalabilidad.
Una estrategia coherente de Transformación digital actúa directamente sobre estos cuellos de botella estructurando los procesos, automatizando los controles y proporcionando visibilidad del rendimiento en tiempo real.
Qué es la productividad y por qué es importante
La productividad puede entenderse como la relación entre lo que se produce y los recursos que se utilizan para producir. En Wikipedia, por ejemplo, la productividad se define básicamente «como la relación entre la producción y los factores de producción utilizados (...) Cuanto mayor sea la relación entre la cantidad producida por los factores utilizados, mayor será la productividad».
En el contexto empresarial, la implicación práctica es directa: si el equipo dedica gran parte de las horas de trabajo a tareas manuales y repetitivas, la organización produce menos de lo que podría con los mismos recursos.
Cómo la transformación digital aumenta la productividad
La transformación digital aplicada a la productividad suele materializarse en tres frentes que se complementan.
1) Flujos de proceso (BPM)
Con los flujos de procesos, es factible implementar iniciativas de BPM (Gestión de Procesos de Negocio) en un entorno diseñado para la realidad del negocio, con reglas, pasos y administradores definidos.
Esto permite:
- estandarizar las rutinas críticas (compras, pagos, facturación, cumplimiento);
- reducir la dependencia de los controles paralelos (hojas de cálculo y correos electrónicos);
- ajusta los procesos a medida que la operación evoluciona, sin empezar desde cero.
2) Controles automatizados
Con la digitalización y la automatización, los controles ya no dependen de la ejecución manual y comienzan a funcionar con reglas y validaciones automáticas.
Ejemplos de automatización con un impacto directo en la productividad:
- aprobaciones por subvención e importe;
- validación de los límites y políticas internos;
- auditoría de los pasos y senderos de la toma de decisiones;
- registro automático de plazos, gestores y asuntos pendientes.
Este tipo de control mejora la coherencia de la información y reduce el tiempo dedicado a comprobar, corregir y reprocesar.
3) Información en tiempo real
El acceso a la información en tiempo real proporciona una visión operativa confiable de lo que está sucediendo y lo que está estancado, con una reflexión inmediata en la gestión y la priorización.
Impactos prácticos:
- identificación rápida de las colas y los cuellos de botella;
- supervisar los SLA y los plazos de aprobación;
- toma de decisiones basada en los datos operativos actuales;
- reducción del esfuerzo para generar informes manuales.
Por dónde empezar en su organización
Un punto de partida eficaz es mapear los procesos con mayor volumen, mayor riesgo y ciclos más largos (por ejemplo: aprobaciones financieras, facturación, pagos y cumplimiento). Luego, defina indicadores operativos sencillos para medir las ganancias: el tiempo del ciclo, la tasa de reprocesamiento, el SLA, el costo por transacción y el volumen procesado por persona.
